Combatendo a inadimplência nas empresas, a régua de cobrança é a ferramenta ideal para uma gestão preocupada com a saúde financeira dos negócios. Capaz de incentivar pagamentos e aumentar a retenção de clientes, o sistema desafoga a equipe, automatizando processos que antes eram manuais.
Confira tudo o que você precisa saber sobre a régua de cobrança ao longo do artigo.
O que é a régua de cobrança?
A régua de cobrança viabiliza a gestão saudável das finanças da empresa, reduzindo a taxa de inadimplência e executando, organizadamente, a cobrança aos clientes. Por ser automatizada, o contato com os inadimplentes é planejado, de modo a evitar que a empresa e os colaboradores cobrem os clientes, sem organização prévia.
Dadas suas características, essa ferramenta é bastante utilizada em empresas de economia da recorrência, ou seja, aquelas que trabalham com assinaturas, planos e mensalidades. A régua de cobrança é responsável por avisar os clientes sobre as contas atrasadas, enviar os dados das faturas em aberto, tentar entrar em contato e enviar a cobrança próximo à data de vencimento.
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Régua de cobrança: a importância e as vantagens
A relevância da régua de cobrança para a empresa está relacionada às questões financeiras e de gestão, visto que, por meio dessa ferramenta, é possível reduzir os gargalos financeiros decorrentes da inadimplência. Obviamente, isso melhora a previsibilidade de fluxo de caixa e garante importantes dados sobre as finanças da empresa, para suas estratégias de gestão.
Ainda que a implantação da régua de cobrança acarrete custos para o empreendimento, não encare esse valor como gasto e, sim, como investimento. Pois, além de contribuir para a otimização dos negócios, a partir da visualização de cada fase do processo de cobrança, traz outras vantagens para a empresa. Confira a seguir.
Reduz a taxa de inadimplência
Quanto mais alta a inadimplência, menor o faturamento. Por isso, esse é um dos grandes problemas financeiros enfrentados pelas empresas. E reverter essa situação, é parte da estratégia de gestão financeira.
Nesse cenário, a régua de cobrança evita que os clientes esqueçam do valor não pago. Já que, nem sempre as pessoas deixam de pagar por falta de dinheiro, às vezes, trata-se de falta de organização ou esquecimento.
Contribui com a organização das contas
Gargalos na entrada de dinheiro e alta taxa de inadimplência, são alguns dos fatores que demandam tempo e foco da equipe financeira da empresa. O que pode afetar a atenção às outras atribuições do setor.
É nesse ponto que a régua de cobrança auxilia a desafogar o setor financeiro, ao cobrar os inadimplentes e, consequentemente, com mais dinheiro entrando, é mais fácil administrar as demais situações.
Facilita o pagamento aos clientes
Um dos motivos pelo sucesso conquistado pela régua de cobrança são as facilidades de pagamento que oferece aos clientes.
As lembranças frequentes dos débitos em aberto, são acompanhadas de links ou boletos atualizados, possibilitando que o pagamento das pendências seja executado através de um clique. Aumentando, consideravelmente, a quantidade de recebimento.
Transmite mais profissionalismo
Com uma cobrança automatizada e organizada, as notificações de pendência são personalizadas e executadas estrategicamente, seguindo um intervalo de tempo e, raramente, para não dizer nunca, cobram algo já quitado.
Esses detalhes contribuem para a construção de uma imagem de profissionalismo, influenciando a relação que os clientes desenvolvem com a empresa.
Como funciona a régua de cobrança?
Tal como um mapa, a régua de cobrança estabelece o cenário de títulos em aberto e as medidas adotadas para que as dívidas sejam pagas. Ou seja, organiza as regras de cobrança dos clientes conforme as atividades da empresa, o perfil do consumidor e os estágios de pagamento.
Ainda que possa ser executada manualmente, por um cronograma de mensagens, a automatização é mais viável e precisa. Os sistemas de régua de cobrança permitem a personalização do processo conforme o cliente, aumentando as chances de reaver o valor devido.
Para isso, a ferramenta utiliza o envio de notificações por e-mail, SMS, WhatsApp e telefone, a depender do caso, uma carta de cobrança também é encaminhada ao endereço. As tentativas de comunicação seguem um período pré-determinado que visa a melhor experiência do cliente, afinal a ideia é lembrar da dívida, sem o importunar.
Modelos de régua de cobrança
A régua de cobrança não é um processo estático, moldando-se conforme o meio de pagamento. Então, em cada situação agirá da seguinte forma:
- Boleto bancário: dada suas variáveis, é aconselhável que a emissão seja feita entre 20 e 10 dias antes do vencimento. Com avisos de cobrança nos prazos de 5, 10, 20 e 30 dias. Opte por datas de vencimento estratégicas, como o 5º dia útil e fácil acesso à emissão de segunda via com valor corrigido;
- Depósito, transferência ou PIX: sem dúvida, um dos meios de pagamento com maior risco de inadimplência, por isso, é importante que a notificação seja constante e utilize o máximo de canais de comunicação disponíveis. E, se possível, troque o depósito por um método mais seguro;
- Cartão de crédito: ainda que seja mais prático e com menor risco de inadimplência, pode acontecer do cartão ser cancelado ou não ter limite. Por isso, o cliente deve ser notificado na mesma hora, sempre que houver falha no faturamento. Vale usar todos os meios disponíveis, sendo, mensagens de texto as que melhor funcionam.
Passo a passo de como fazer a régua de cobrança na empresa
Basicamente, a organização da régua de cobrança na empresa avalia o processo de pagamento e identifica os principais pontos de comunicação com o cliente. Definindo as mensagens e canais de contato, e as fases de tempo de atraso. Contemplando o planejamento para negociação amigável e o prazo estabelecido pelo mercado para negativação de inadimplentes.
Acompanhe o passo a passo detalhado.
Definir datas de cobrança
O primeiro passo é definir as datas de vencimento de pagamento e os períodos de notificação. As boas práticas da régua de cobrança aconselham enviar os avisos de cobrança cinco dias antes do vencimento, na data do vencimento e cinco dias depois, no caso de atraso.
Executar estratégias de cobrança
Para um melhor aproveitamento das vantagens que a régua de cobrança traz ao negócio, lançar mão de outras estratégias ajuda a maximizar o desempenho. Uma das sugestões é personalizar a abordagem, com um tom mais amigável e pessoal, e manter os contatos dos clientes sempre atualizados. Além disso, a terceirização da cobrança é interessante para distanciar a marca desse momento.
Oferecer formas de pagamento estratégicas
Sendo o objetivo diminuir a inadimplência, o ideal é oferecer aos clientes meios de pagamento que dificultem, ao máximo, que ele esqueça ou não possa pagar. Dentre as opções, o cartão de crédito é o mais adequado, principalmente para cobrança recorrente.
A transferência bancária, o PIX ou o boleto, apesar de mais acessíveis, dependem de uma ação do cliente para a execução do pagamento.
Invista em um sistema automático
A automatização da régua de cobrança é o meio mais seguro de garantir a redução da taxa de inadimplência da empresa. Todas as atividades são responsabilidade do software que programa as notificações, períodos, mensagens, etc., conforme orientação da empresa e as práticas de venda. Assim, facilita o trabalho da equipe e diminui as chances de erros humanos.
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