Conciliação de cartão: como controlar os recebíveis com eficiência

No cenário atual, em que as vendas por cartão de crédito e débito representam uma parcela expressiva do faturamento das empresas, controlar os recebíveis se tornou uma tarefa estratégica para garantir a saúde financeira dos negócios.

A conciliação de cartão vai além de uma simples checagem de valores: trata-se de um processo fundamental para assegurar que os pagamentos realizados pelos clientes estejam sendo corretamente processados pelas adquirentes, que os valores estejam batendo com o extrato bancário e que não haja perdas financeiras ocultas.

Segundo um levantamento da Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), em 2023, os pagamentos com cartões movimentaram mais de R$ 3,4 trilhões no Brasil. Em um ambiente de tamanha complexidade e volume transacional, a falta de controle pode gerar erros recorrentes e invisíveis que comprometem o lucro. Por isso, entender e implementar a conciliação de cartão de maneira eficiente deixou de ser uma vantagem competitiva e passou a ser uma necessidade operacional.

O que é conciliação de cartão e como funciona na prática

Conciliação de cartão é o processo de comparar as informações das vendas realizadas por meio de cartões com os dados repassados pelas operadoras, adquirentes, bandeiras e instituições financeiras.

Na prática, a empresa confronta o que foi vendido com o que foi, de fato, pago, identificando divergências e atrasos. Esse processo visa validar os seguintes pontos: valores corretos, prazos de pagamento respeitados, taxas aplicadas conforme contrato, estornos devidamente registrados e ausência de vendas não processadas.

Por que o processo é tão suscetível a erros?

A complexidade da conciliação vem do grande número de variáveis envolvidas: diferentes operadoras, múltiplas bandeiras de cartões, prazos distintos de repasse, variações nas taxas administrativas e até fraudes que podem ocorrer no meio do caminho.

Um estudo realizado pelo Instituto Locomotiva, em parceria com a Stone, apontou que mais de 60%
dos pequenos e médios empreendedores não têm controle sobre os valores a receber de cartões. Isso significa que grande parte dos gestores sequer sabe se estão recebendo tudo o que foi vendido.

Tomada de decisão baseada em dados

Empresas que adotam processos automatizados e análises baseadas em dados conseguem não apenas detectar falhas, mas também atuar preventivamente. A inteligência por trás da conciliação de cartão envolve identificar padrões, cruzar dados com precisão e gerar alertas sobre inconsistências antes que elas gerem prejuízos.

Ferramentas de conciliação automatizada permitem essa visão integrada e em tempo real. Com elas, é possível antecipar problemas como duplicidade de lançamentos, vendas não reconhecidas, diferenças de taxas e atrasos de pagamento. Ao transformar dados em ações, o gestor tem mais segurança para tomar decisões financeiras e estratégicas.

Conciliação e previsão de fluxo de caixa

A conciliação eficiente impacta diretamente o controle de fluxo de caixa. Saber com precisão os valores que serão recebidos e quando cada parcela irá cair na conta permite que o planejamento financeiro seja mais assertivo. Além disso, o controle rigoroso dos recebíveis ajuda na projeção de capital de giro e na definição de estratégias para antecipações de recebíveis com menor custo.

De acordo com a pesquisa “Gestão Financeira de Pequenos Negócios”, realizada pelo Sebrae em 2022, mais de 40% das microempresas enfrentam dificuldades com o fluxo de caixa por falta de visibilidade sobre os recebimentos. Com uma conciliação estruturada, esse gargalo pode ser minimizado.

Principais desafios enfrentados pelas empresas

Ainda que a tecnologia tenha evoluído para facilitar esse controle, muitos negócios ainda fazem a conciliação de forma manual, utilizando planilhas e registros paralelos, o que aumenta o risco de erro humano e a perda de tempo. A falta de padronização nos relatórios enviados pelas adquirentes também dificulta o processo, obrigando o time financeiro a lidar com diferentes formatos e informações muitas vezes incompletas ou inconsistentes.

O peso das taxas administrativas

Outro ponto crítico que interfere na conciliação é o controle das taxas. Cada bandeira, operadora e tipo de transação (crédito à vista, parcelado, débito) possui uma taxa específica. Se esses valores não forem constantemente verificados e comparados com o que foi acordado contratualmente, a empresa pode estar pagando mais do que deveria. A Deloitte já apontou em estudos que perdas financeiras por falhas de conciliação e cobranças indevidas podem representar até 2% do faturamento de uma empresa que lida intensamente com cartões.

Chargebacks e estornos

Estornos e chargebacks também são fontes recorrentes de confusão. Muitas vezes, a empresa não é avisada imediatamente sobre uma contestação de compra feita pelo cliente, o que dificulta o controle e impede ações rápidas. Um sistema de conciliação eficiente precisa não só identificar o estorno, mas também detalhar o motivo, a data e o impacto financeiro daquele chargeback.